Smlouva o zpracování osobních údajů

1. Strany, oprávnění a přednost

Zpracovatelem je Paweł Gruszka podnikající jako VESPY PAWEŁ GRUSZKA, CEIDG, ul. Warszawska 40/2A, 40-008 Katowice, Polsko, NIP 6342331938, REGON 278021009 (Provozovatel). Kontakt pro pokyny, práva, incidenty a audit: info@dinpanel.com; naléhavá eskalace: +48 664 660 230. Nesjednává se nepřetržité personální zajištění ani záruka počtu hodin reakce.

Uživatelem DINPanel je osoba nebo organizace, jejíž plný název byl uveden při přijetí. Přijímající zástupce účtu a deklarovaná role se zaznamenají s přesnou verzí, jazykem a rozhodnutím. Zástupce potvrzuje oprávnění zavázat Uživatele DINPanel. Uživatel DINPanel jako zpracovatel potvrzuje oprávnění nadřazeného správce k dalšímu zpracování. Smlouva nevytváří fiktivní roli správce pro čistě osobní nebo domácí užití mimo GDPR.

Uživatel DINPanel je osoba nebo organizace, která používá DINPanel a uzavírá tuto smlouvu. Klient je klient Uživatele DINPanel, jehož údaje jsou v projektu; samotné zadání jeho údajů z něj nedělá stranu této smlouvy. Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; zpracovatel je zpracovává jeho jménem. Uživatel DINPanel jedná jako správce nebo, s oprávněním jiného správce, jako zpracovatel. Provozovatel zpracovává údaje na pokyny Uživatele DINPanel jako zpracovatel, případně další zpracovatel.

Pro zpracování řízené Uživatelem DINPanel mají tato ustanovení přednost před rozpornými obecnými podmínkami. Provozovatel zůstává samostatným správcem pro vlastní správu účtu, prodej, zabezpečení, právní důkazy a další účely uvedené v oznámení o soukromí.

2. Předmět, účel, osoby a údaje

Předmětem je hostované plánování a dokumentace elektrických instalací, zvolené nákupní a fakturační integrace, podpora na pokyn a volitelné hlasové a AI funkce. Činnosti zahrnují příjem, uchování, uspořádání, zobrazení, editaci a verze, přepis a extrakci na vědomý pokyn, tvorbu dokumentů, export, předání vybraným příjemcům, omezení a výmaz. Zpracování trvá po dobu potřebnou pro pokyny ke službě, následně pouze pro vrácení/výmaz nebo konkrétní právní požadavek.

Osoby zahrnují klienty a zájemce Uživatele DINPanel, obyvatele nebo vlastníky objektů, pracovníky a dodavatele, kontakty dodavatelů a náhodně uvedené osoby. Údaje mohou zahrnovat jména, obchodní, kontaktní a daňové údaje, adresy a polohu, technický volný text a geometrii, výkresy a obrázky, nahrávky a přepisy, vstupy a výsledky AI, historii, zpět a snímky, nákupní a objednávkové kopie a dokumenty. Uživatelské a přístupové identifikátory mohou záznamy spojit s osobami.

Služba není určena pro zvláštní kategorie ani údaje o trestních věcech. Uživatel DINPanel omezuje zbytečný materiál a zajišťuje právní základ a záruky výjimečného zpracování; samotné nahrání je nevytváří. Prodej obsahu, nesouvisející reklama ani trénování obecných modelů na obsahu Uživatele DINPanel se nepovolují.

3. Pokyny a povinnosti Uživatele DINPanel

Dokumentované pokyny tvoří tato smlouva, vybraná služba a oprávněné akce účtu a ověřené písemné pokyny na uvedený kontakt. Uživatel DINPanel určuje nezbytnost, právní základ, informační povinnosti, oprávnění k nahrávání, správnost údajů a příjemce. Řídí své uživatele, zařízení a stažené soubory a zajišťuje nadřazené oprávnění. Povolení mikrofonu/map není souhlasem subjektu údajů.

Provozovatel zpracovává jen na zákonné dokumentované pokyny, včetně předávání, kromě povinnosti podle práva Unie nebo členského státu. Před právně vyžadovaným zpracováním informuje Uživatele DINPanel, pokud zákon oznámení nezakazuje z důležitého veřejného zájmu. Okamžitě upozorní, pokud pokyn porušuje příslušné právo ochrany údajů, a hledá zákonné řešení. Pokyn neumožňuje nesouvisející použití.

4. Důvěrnost a přehled zabezpečení

Přístup mají jen oprávněné osoby, které jej potřebují, jednají na pokyn a jsou vázány důvěrností nebo zákonnou mlčenlivostí. Provozovatel spravuje a včas odnímá nepotřebný přístup. Podpora používá minimální diagnostiku; automaticky nekopíruje celé projekty, profily, nahrávky nebo přepisy do případů a oznámení personálu.

Provozovatel udržuje opatření přiměřená riziku podle článku 32 GDPR. Kontroly zahrnují autorizaci účtů/projektů, omezenou správu, chráněný přenos, šifrované přihlašovací údaje integrací, řízení cache soukromých odpovědí, omezenou diagnostiku a výmaz s opakováním a ochranou proti pozdním zápisům. Bezpečnost zařízení a vědomě exportované kopie řídí Uživatel DINPanel. Neslibuje se šifrování celých uložených projektů, dokonalé zabezpečení ani nezávislá certifikace.

DINPanel nyní nemá funkční systém záloh. Obnova je pozdější etapou a nesjednává se SLA doby obnovy ani maximální ztráty. Toto omezení neruší článek 32 ani jiné kogentní povinnosti. Provozovatel posuzuje a řeší rizika dostupnosti/obnovy; Uživatel DINPanel má zachovat použitelné exporty důležité dokumentace.

Změny zabezpečení zachovají zákonnou a sjednanou ochranu. Budoucí zálohy musí určit rozsah, místo, přístup, uchování, výmaz a obnovu znovu uplatňující přijaté výmazy před přístupem nebo úlohami. Provozovatel hodnotí příslušné kontroly a poskytne rozumně potřebné důkazy.

5. Jmenovaní další zpracovatelé a změny

Uživatel DINPanel uděluje obecné písemné oprávnění těmto dalším zpracovatelům pouze pro uvedené funkce a potřebné údaje vybrané služby: Hetzner Online GmbH (Německo), hosting aplikace, databáze a souborů; OpenAI Ireland Ltd (Irsko), OpenAI API pro přepis, extrakci a práci s textem/obrázky vědomě odeslanými funkcemi AI; Zoho Corporation B.V. (Nizozemsko), doručování a schránka Zoho Mail pro komunikaci na pokyn a nezbytný obsah podpory. Zoho používá smtppro.zoho.eu a AI api.openai.com; tyto adresy neurčují všechna místa zpracování.

Provozovatel zaváže každého dalšího zpracovatele k obsahově rovnocenné ochraně, posoudí dostatečné záruky a odpovídá Uživateli DINPanel za jejich plnění. Skutečné místo infrastruktury, navazující poskytovatele, země přístupu a přenosové nástroje sdělí na žádost a při příslušném oznámení změny. Oprávnění Uživatele DINPanel samo neuzavírá smlouvu Provozovatele s poskytovatelem ani neověřuje nastavení konkrétního účtu.

Navrhované přidání či nahrazení oznámí Provozovatel písemně nejméně 30 dní předem s uvedením subjektu, účelu, údajů, míst a záruk. Uživatel DINPanel může do 15 dní vznést odůvodněnou námitku ochrany údajů. Strany hledají rozumnou alternativu; nevyřešená námitka umožňuje ukončit dotčenou funkci a zákonně vrátit/vymazat údaje před novým zpracováním. Naléhavá právně nutná bezpečnostní změna vyžaduje co nejčasnější oznámení, vysvětlení a účinnou námitku/řešení; naléhavost není obecným oprávněním k nesdělenému zpracování.

Uživatelem DINPanel vybraní dodavatelé a fakturační služby jsou příjemci podle jeho pokynů a přímých ujednání, ne automaticky dalšími zpracovateli Provozovatele. PayU a Fakturownia/KSeF pro vlastní předplatné Provozovatele slouží samostatnému účelu vlastního prodeje. Google Maps a volitelná analytika vyžadují vlastní oznámení a role; seznam neuděluje neomezené oprávnění k předání klientských údajů.

6. Mezinárodní předávání

Provozovatel smí zajistit předání nebo vzdálený přístup ze třetí země jen v dokumentovaném pokynu a na základě kapitoly V GDPR. Subjekt v EHP neslibuje zpracování pouze v EHP. OpenAI a Zoho mohou zapojit pověřené přidružené nebo navazující poskytovatele mimo EHP, včetně USA či Indie podle služby.

Je-li to potřebné, Provozovatel použije rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo záruky jako standardní doložky Komise s potřebným posouzením a doplňujícími opatřeními. Na žádost poskytne relevantní informace o zemích, zárukách a kopie s přiměřenými redakcemi chránícími jiné uživatele DINPanel a bezpečnost. Tato smlouva je smlouvou podle článku 28, nikoli sama nástrojem předávání podle kapitoly V.

7. Práva, posouzení a součinnost

Provozovatel bez zbytečného odkladu předá žádosti týkající se údajů řízených Uživatelem DINPanel a pomůže s přístupem, opravou, omezením, výmazem a přenositelností. Sám neurčuje odpověď Uživatele DINPanel bez pokynu nebo zákonné povinnosti. Pro vlastní účely správce odpověď určí a sdělí sám.

S ohledem na zpracování a dostupné informace Provozovatel pomáhá se zabezpečením, posouzením porušení, dopadů a předchozí konzultací podle článků 32-36 GDPR. Strany použijí ověřené kontakty a minimální identifikátory místo nesouvisejícího obsahu projektu. Součinnost musí umožnit dodržet lhůty. Rozumná cena mimořádné pomoci se sjedná předem a nesmí bránit povinné pomoci ani nápravě vlastního porušení Provozovatele.

8. Porušení zabezpečení údajů

Provozovatel oznámí Uživateli DINPanel porušení bez zbytečného odkladu po zjištění, že se týká jeho údajů. Oznámení jde na ověřený kontakt účtu/pokynů a uvádí známou povahu, dotčené údaje/osoby, pravděpodobné následky, opatření a navazující kontakt. Informace lze dodat postupně; neúplné poznatky nejsou důvodem čekat na konec vyšetření.

Provozovatel omezuje incident, uchová přiměřené důkazy, koordinuje zpracovatele a pomáhá s oznámeními. Uživatel DINPanel rozhoduje pro své účely správce, Provozovatel pro vlastní. Povinnost zpracovatele nedává obecné právo čekat 72 hodin.

9. Pokyny životního cyklu

Archivace nevratně uzavře běžné úpravy a odstraní vyhrazená pole identity, kontaktu, firmy, daní, adresy a polohy klienta a pokryté kopie. Zachová technický text, názvy, výkresy, geometrii a technické přepisy k čtení; mohou zůstat osobní. Běžné Smazat projekt je logické, ne fyzické smazání. Odstranění poznámky vymaže pokryté poznámky/historii/sloučené kopie, ale nevrátí nezávisle použité projektové údaje.

Úplné zrušení účtu přikazuje výmaz úplného přiřaditelného obsahu projektů/aplikace, včetně technického obsahu, historie, souborů, nahrávek a kopií AI. Před čištěním zablokuje přístup a zachová opakování a zábrany pozdních zápisů. Nezbytné vlastní finanční, právní a bezpečnostní důkazy mají samostatný účel a uchování; neospravedlňují celé projekty. Nezávisle vlastněné údaje jiného účtu se nemažou jen kvůli odkazu.

Uživatel DINPanel může dát samostatný cílený pokyn ohledně práv k zachovanému technickému textu. Běžná editace nebo archivace nemusí stačit. Doručená pošta, dodavatelské/fakturační záznamy, stažené soubory a trvale odpojená zařízení vyžadují odpovídající navazující kroky příjemce/vlastníka. Žádná strana nepotvrzuje jejich výmaz bez důkazů.

10. Vrácení, konec zpracování a uchování

Po skončení zpracování Uživatel DINPanel zvolí vrácení nebo výmaz osobních údajů včetně kopií, pokud právo Unie/členského státu nevyžaduje konkrétní uchování. Dostupné projektové údaje se vracejí v JSON, dokumenty a média v běžných stažitelných formátech; další pokryté údaje Provozovatel poskytne na ověřenou žádost ve vhodném běžném strojově čitelném formátu. Údaje a nezbytná metadata musí být použitelné bez zveřejnění jiného uživatele DINPanel či chráněného materiálu poskytovatele.

Žádost lze podat Podporou nebo info@dinpanel.com bez přijetí nesouvisejících nových podmínek či dalšího nákupu. Pokud Uživatel DINPanel nepožádá o dřívější výmaz, možnost vrácení zůstává alespoň 30 dní po skončení zpracování. Provozovatel jedná bez zbytečného odkladu a dokončí vrácení/výmaz aktivních úložišť do 30 dní od ověřeného pokynu; zákonná překážka vyžaduje rychlé vysvětlení, omezení přístupu a sjednaný nebo zákonný další krok, ne nepravdivé potvrzení dokončení.

Potvrzené úplné zrušení účtu je volbou výmazu bez nepotřebné lhůty pro vrácení. Chybné čištění zůstává blokované, sledované a opakovatelné. Na žádost poskytne Provozovatel potvrzení bez mazaného obsahu s rozsahem a zákonnými výjimkami. Minimální záznamy opakování/životního cyklu zůstávají jen proti skutečnému obnovení nebo pro samostatně odůvodněné kritérium; spojitelné identifikátory nejsou anonymní.

Neexistuje obecná výjimka pro zálohy či poskytovatele. Při konkrétní povinnosti uchování Provozovatel zaznamená pole, účel a konec, informuje Uživatele DINPanel, je-li to dovoleno, omezí běžné použití a vymaže po skončení povinnosti. Budoucí obnova nesmí vrátit přijaté výmazy.

11. Informace a audit

Provozovatel poskytne informace nutné k prokázání článku 28 a umožní audity včetně inspekcí Uživatele DINPanel nebo pověřeného auditora a přispívá k nim. Nejprve může dodat existující relevantní důkazy. Rozumný rozsah, oznámení, důvěrnost a bezpečný přístup chrání jiné uživatele DINPanel/službu; nesmějí vyloučit oprávněnou inspekci, urgentní přezkum incidentu či přístup orgánu.

Strana, která zjistí podstatnou nemožnost plnění, rychle informuje druhou, omezí dotčené zpracování a hledá zákonné řešení. Nevyřešený podstatný nedostatek umožňuje ukončení dotčeného zpracování s vrácením/výmazem.

12. Odpovědnost, přijetí a změny

Zákonné rozdělení rizika škody pro běžné podnikatelské vztahy v Podmínkách platí jen pokud neomezuje povinné zpracovatelské úkoly, nároky subjektů údajů, odpovědnost/regres podle článku 82 nebo pravomoci orgánů. Pokyny ani odškodnění nepřenášejí vlastní zákonné povinnosti Provozovatele. Obecná náhrada pokut se nesjednává.

Přijetí vyžaduje aktivní souhlas s touto určenou smlouvou a potvrzení oprávnění za zaznamenaného Uživatele DINPanel; potvrzení oznámení nestačí. Provozovatel uchová přesné znění a minimální důkaz a zpřístupní přijatou verzi. Podstatné nahrazení podmínek vyžaduje příslušné oznámení a dohodu při zachování dostupnosti zrušení, exportu, výmazu a práv. Platí polské právo bez omezení kogentně použitelného práva.