Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů a kontakt pro ochranu údajů

Správcem osobních údajů zpracovávaných v souvislosti se službou DINPanel je DINPanel.

Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů / IODO: Pawel Gruszka, info@dinpanel.com.

2. Rozsah zpracování údajů

DINPanel může zpracovávat tyto kategorie osobních údajů: údaje o účtu (jméno, e-mail, autentizační údaje a metadata profilu), údaje o společnosti a pracovním prostoru, komunikaci s podporou, technické záznamy, údaje pro fakturační integrace a telemetrii používání potřebnou pro spolehlivost a bezpečnost služby.

• DINPanel není určen k ukládání zvláštních kategorií osobních údajů podle článku 9 GDPR, pokud to uživatel výslovně nepotřebuje a nemá k tomu zákonný důvod.
• Uživatelé nesmějí do technických polí projektu nahrávat zbytečné osobní údaje.
• U fakturačních integrací může DINPanel zpracovávat údaje o odběrateli a případně o dodavateli zadané uživatelem za účelem vystavení faktury.
• DINPanel ukládá nastavení připojení k poskytovatelům fakturace, včetně šifrovaných přístupových údajů a tajných klíčů potřebných pro ověřená volání API.
• DINPanel ukládá záznamy o požadavcích na vystavení faktur (například identifikátor požadavku, klíče poskytovatele a šablony, stav, externí identifikátory faktur vrácené poskytovatelem a metadata technických chyb).

3. Účely a právní základy (článek 6 GDPR)

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, existuje-li platný právní základ podle článku 6 GDPR.

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b)): provoz účtu, ověřování totožnosti, poskytování služby a podpory.
• Právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c)): plnění daňových a účetních povinností nebo zákonných požadavků orgánů veřejné moci.
• Oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f)): prevence podvodů a zneužití, sledování bezpečnosti, diagnostika služby a zlepšování kvality.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)), je-li vyžadován: nepovinná komunikace nebo technologie, které nejsou nezbytné.
• Účel vystavování faktur: předávání fakturačních údajů zadaných uživatelem vybraným externím poskytovatelům a uchovávání omezených technických záznamů pro spolehlivost, řešení problémů a právní obranu.

4. Doba uchovávání údajů

Údaje uchováváme nejdéle po dobu nezbytnou pro uvedené účely a splnění použitelných právních povinností.

• Údaje o účtu a provozu: po dobu aktivního využívání služby a přiměřenou dobu po jejím ukončení pro bezpečnost, řešení sporů a plnění právních povinností.
• Finanční a zákonné záznamy: po dobu vyžadovanou právními předpisy.
• Záznamy podpory a provozní logy: podle provozní potřeby a bezpečnostních pravidel.
• Přístupové údaje k poskytovatelům fakturace: po dobu aktivního připojení; při odpojení nebo nahrazení jsou odstraněny s ohledem na cyklus uchovávání záloh.
• Záznamy požadavků na vystavení faktur: po dobu přiměřenou zajištění provozní integrity, auditovatelnosti, prevence zneužití a právní obrany.

5. Příjemci a zpracovatelé údajů

Údaje mohou být zpřístupněny důvěryhodným zpracovatelům a poskytovatelům infrastruktury pouze v rozsahu potřebném k poskytování a zabezpečení služby.

• Poskytovatelé hostingu, infrastruktury, analytiky a komunikace jednající na základě smluv o zpracování údajů.
• Poskytovatelé fakturace vybraní uživateli (například Fakturownia, inFakt, Comarch Betterfly a budoucí poskytovatelé pro jednotlivé země).
• Odborní poradci a orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.
• Údaje nikdy neprodáváme jako samostatný komerční soubor dat.

6. Mezinárodní předávání údajů

Pokud jsou osobní údaje předávány mimo EHP nebo Spojené království, DINPanel uplatňuje vhodné záruky, například rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky nebo jiné zákonné mechanismy.

Fakturační údaje odeslané externím poskytovatelům mohou být zpracovávány v zemích souvisejících s těmito poskytovateli, jejich dalšími zpracovateli nebo zemí vašeho podnikání.

7. Bezpečnostní opatření

DINPanel uplatňuje organizační a technická opatření přiměřená riziku, včetně řízení přístupu, zabezpečeného přenosu, monitorování a postupů reakce na incidenty.

• Přístupové údaje k poskytovatelům fakturace jsou šifrovány při uložení a používány pouze pro ověřenou komunikaci s nastaveným poskytovatelem.
• Uložené přístupové údaje nejsou určeny k otevřenému zobrazování v uživatelském rozhraní.
• Vystavování faktur se zaznamenává spolu s technickými metadaty potřebnými pro stabilitu provozu a řešení incidentů.
• Žádný systém nemůže zaručit absolutní bezpečnost.
• Uživatelé nadále odpovídají za ochranu přihlašovacích údajů, bezpečnost svých zařízení a zákonné nakládání s exportovanými soubory.

8. Práva subjektů údajů (GDPR)

S výhradou zákonných omezení mohou subjekty údajů požádat o přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, vznést námitku a odvolat souhlas tam, kde je souhlas právním základem.

Žádosti lze zasílat na info@dinpanel.com.

• Před vyřízením žádosti může DINPanel požadovat ověření totožnosti.
• Uživatelé mohou v nastavení odstranit připojení k poskytovateli fakturace a zastavit tak další vystavování faktur přes toto připojení.
• Některé záznamy může být nutné uchovat kvůli právním povinnostem, prevenci zneužití nebo uplatnění právních nároků.

9. Právo podat stížnost dozorovému úřadu

Domníváte-li se, že vaše osobní údaje jsou zpracovávány nezákonně, máte právo podat stížnost příslušnému dozorovému úřadu.

10. Automatizované rozhodování

DINPanel při běžném provozu služby neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které má právní účinky ve smyslu článku 22 GDPR.

11. Údaje o dětech

DINPanel není určen dětem a vědomě necílí na nezletilé ani neshromažďuje jejich osobní údaje bez platného právního základu.

12. Hranice odpovědnosti za ochranu údajů

DINPanel zabezpečuje a zpracovává údaje podle přiměřených a zákonem vyžadovaných standardů, uživatelé však plně odpovídají za údaje, které nahrávají, zpřístupňují, exportují nebo sdílejí s třetími stranami včetně poskytovatelů fakturace.

• DINPanel neodpovídá za chybné nastavení na straně uživatele, neoprávněné sdílení, slabé přihlašovací údaje ani nezákonné následné zpracování uživateli nebo dodavateli.

13. Cookies a úložiště prohlížeče

DINPanel používá cookies a technologie úložiště prohlížeče pouze v rozsahu potřebném k provozu služby, zabezpečení relací a zapamatování voleb uživatele.

• Nezbytné autentizační cookies: nastavuje je API DINPanel za účelem bezpečného přihlášení a ochrany požadavků.
• localStorage/sessionStorage: používají se pro jazyk, vzhled, příznaky režimu offline a dočasný stav návaznosti relace.
• IndexedDB: používá se k uložení fronty offline změn a dat projektů uložených v mezipaměti pro pozdější synchronizaci.
• Frontend DINPanel v současnosti nenačítá reklamní cookies třetích stran ani marketingové sledovací pixely.

14. Fakturační integrace a odpovědnost externích poskytovatelů

DINPanel slouží jako integrační vrstva mezi projekty a externími poskytovateli fakturace. Vybraný poskytovatel zůstává samostatným příjemcem či správcem pro zpracování v jeho prostředí.

Uživatelé odpovídají za výběr vhodného poskytovatele, zákonné nastavení přístupových údajů a správnost a právní platnost údajů o odběrateli a dodavateli předaných k vystavení faktury.

• Doby uchovávání, právní základy a vyřizování práv subjektů údajů na straně poskytovatele upravují jeho vlastní právní dokumenty.
• Při chybách poskytovatele může DINPanel uchovávat očištěné chybové zprávy určené uživateli a technické diagnostické údaje pro podporu, spolehlivost a bezpečnost.

15. Změny těchto zásad

Tyto zásady mohou být průběžně aktualizovány. Nejnovější účinné znění je zveřejněno na této stránce spolu s datem aktualizace.